Regulamin rezerwacji wizyt

Regulamin Rezerwacji Wizyt w centrum fizjoterapii FizjoHuta

Obowiązuje od dnia 7.07.2026.

Niniejszy Regulamin określa zasady rezerwacji, potwierdzania, opłacania, przekładania i odwoływania wizyt w centrum fizjoterapii prowadzonym przez FizjoHuta sp. z o.o., z siedzibą w Krakowie, os. Jagiellońskie 19/24, 31-834 Kraków, NIP 6783194241 (dalej: „FizjoHuta„).

Kontakt: tel. 511 169 531, e-mail rejestracja@fizjohuta.pl, strona www.fizjohuta.pl.

§ 1. Definicje

  1. Pacjent – osoba rezerwująca lub korzystająca z usług FizjoHuta; w przypadku osoby małoletniej – także jej rodzic lub opiekun prawny (przedstawiciel ustawowy) dokonujący rezerwacji.
  2. Wizyta standardowa – wizyta niewymagająca przedpłaty. Rezerwacja terminu następuje bez konieczności wnoszenia opłaty z góry.
  3. Wizyta z przedpłatą (wizyta gwarantowana) – wizyta, której rezerwacja wymaga wniesienia przedpłaty w wysokości 130 zł. Dotyczy usług wymienionych w § 4.
  4. Przedpłata – kwota 130 zł wnoszona z góry, stanowiąca gwarancję rezerwacji terminu; zaliczana na poczet ceny wizyty.
  5. Opłata za nieodwołanie (kara umowna) – opłata w wysokości 130 zł należna w przypadku niestawienia się na wizytę lub odwołania wizyty po terminie określonym w niniejszym Regulaminie.
  6. Cennik – aktualny cennik usług FizjoHuta, dostępny na stronie www.fizjohuta.pl/cennik/ oraz w recepcji.

§ 2. Sposoby rezerwacji

  1. Rezerwacji wizyty można dokonać:
    • telefonicznie: 511 169 531,
    • online przez stronę www.fizjohuta.pl, za pośrednictwem platformy rezerwacyjnej Zencal,
    • osobiście w recepcji FizjoHuta: os. Jagiellońskie 19/24, 31-834 Kraków,
    • bezpośrednio u terapeuty – podczas wizyty, ustalając kolejny termin.
  2. Dokonując rezerwacji Pacjent podaje imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail do kontaktu i obsługi powiadomień.
  3. Warunkiem rezerwacji terminu jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem i akceptacja jego postanowień (zob. § 14).

§ 3. Typy wizyt

  1. W FizjoHuta obowiązują dwa typy wizyt:
    • wizyty standardowe – bez przedpłaty,
    • wizyty z przedpłatą (gwarantowane) – wymagające przedpłaty 130 zł, wymienione w § 4.
  2. Informacja o tym, czy dana usługa wymaga przedpłaty, jest prezentowana Pacjentowi:
    • przy rezerwacji online – bezpośrednio na etapie wyboru usługi i płatności,
    • przy rezerwacji telefonicznej, osobistej lub u terapeuty -przez pracownika recepcji/terapeutę, wraz z przesłaniem linku do płatności na e-mail oraz SMS.

§ 4. Wizyty wymagające przedpłaty

  1. Przedpłaty wymagają w szczególności następujące usługi:
    • fizjoterapia uroginekologiczna,
    • fizjoterapia dzieci 0–3 (terapia niemowląt i małych dzieci),
    • fizjoterapia pediatryczna / dzieci 3+ (m.in. terapia wad postawy).
  2. Aktualna lista usług objętych przedpłatą jest prezentowana w systemie rezerwacji online oraz dostępna w recepcji.
  3. Dlaczego przedpłata? Terminy na te usługi są odległe, a Pacjenci oczekują na wizytę nawet kilka tygodni. Pacjent, który nie zjawia się na wizycie lub odwołuje ją w ostatniej chwili, blokuje termin i uniemożliwia nam przyjęcie innego oczekującego Pacjenta – mimo że terapeuta pozostaje w pełnej gotowości. Przedpłata jest formą gwarancji rezerwacji terminu oraz wyrazem szacunku zarówno dla pracy terapeuty, jak i dla innych Pacjentów, którzy nie mogli skorzystać z zablokowanego terminu.

§ 5. Potwierdzenie i opłacenie wizyty z przedpłatą

  1. Wizytę z przedpłatą uznaje się za potwierdzoną dopiero po zaksięgowaniu przedpłaty w wysokości 130 zł.
  2. Pacjent, który zarezerwował wizytę online, telefonicznie, przez recepcję lub u terapeuty, ma 48 godzin na opłacenie przedpłaty. Link do płatności przesyłany jest na adres e-mail oraz SMS-em.
  3. Brak opłacenia przedpłaty w ciągu 48 godzin skutkuje automatycznym anulowaniem rezerwacji terminu i zwolnieniem go dla innych Pacjentów.
  4. Rezerwacja telefoniczna. Przy telefonicznej rezerwacji wizyty wymagającej przedpłaty Pacjent ma obowiązek podać adres e-mail, na który zostanie wygenerowany link do płatności. Dotyczy to w szczególności pierwszej wizyty Pacjenta, gdy FizjoHuta nie dysponuje jeszcze jego danymi kontaktowymi.
  5. Dostępne formy płatności: szybka płatność online (Przelewy24 / BLIK / karta), a także – po uzgodnieniu z recepcją – inne formy płatności (m.in. płatność na miejscu w recepcji, przelew tradycyjny).

§ 6. Faktury

  1. Na etapie wnoszenia przedpłaty (lub innej płatności) Pacjent może wskazać, że chce otrzymać fakturę. Faktura może zostać wystawiona jako imienna lub firmowa (na dane firmy z numerem NIP). Dane do faktury Pacjent podaje przy płatności.
  2. Faktura dla pracodawcy / ubezpieczyciela. Jeżeli Pacjent prosi o fakturę imienną, którą zamierza przedłożyć pracodawcy lub ubezpieczycielowi (np. Luxmed, Allianz, PZU), ma obowiązek przed wizytą ustalić, jakich danych lub sposobu opisu usługi wymaga dany podmiot oraz komu faktura będzie przekazywana, i zgłosić to zarówno terapeucie, jak i rejestracji:
    • terapeucie – aby usługa została w spójny sposób opisana w dokumentacji medycznej (ubezpieczyciel może w pojedynczych przypadkach żądać wglądu w tę dokumentację),
    • rejestracji – aby faktura została odpowiednio opisana; FizjoHuta wystawia faktury za „usługę fizjoterapeutyczną”, którą na potrzeby ubezpieczyciela, niekiedy trzeba rozbić na elementy składowe (np. usługa fizjoterapeutyczna obejmująca kinezyterapię, ćwiczenia usprawniające oraz masaż, wraz z czasem trwania).
  3. Podmioty te często kwestionują standardowo opisaną fakturę za usługę fizjoterapeutyczną. Niepoinformowanie FizjoHuta o powyższym skutkuje koniecznością wystawienia korekty faktury, co wiąże się z dodatkową opłatą 10 zł – chyba że błąd leży po stronie FizjoHuta.
  4. Jeżeli Pacjent nie jest pewny, jak wizyta ma zostać opisana, zalecamy wystawienie i wysłanie faktury na początku kolejnego miesiąca (za miesiąc poprzedni), po uprzednim uzupełnieniu wymaganych informacji.

§ 7. Przypomnienia i potwierdzanie obecności

  1. Poza przypomnieniami o wizycie, dla zachowania płynności pracy FizjoHuta wysyła Pacjentowi (e-mail i SMS) prośbę o potwierdzenie obecności:
    • dla wizyt fizjoterapii dzieci oraz fizjoterapii uroginekologicznej – na 48 godzin przed terminem,
    • dla wizyt standardowych – na 24 godziny przed terminem.
  2. Każdy Pacjent otrzymuje minimum 2 powiadomienia z prośbą o potwierdzenie (SMS i e-mail). Jeżeli potwierdzenie nie nastąpi, kolejnym krokiem jest bezpośredni kontakt telefoniczny ze strony recepcji.
  3. Potwierdzenia można dokonać przez kliknięcie w link zawarty w wiadomości SMS lub e-mail albo telefonicznie – najpóźniej do końca dnia poprzedzającego wizytę.
  4. Brak potwierdzenia obecności oraz brak kontaktu z Pacjentem (mimo wysłanych powiadomień i podjętej próby kontaktu telefonicznego) uprawnia FizjoHuta do anulowania wizyty. Pacjent otrzymuje wówczas powiadomienie o anulowaniu wizyty z powodu braku potwierdzenia, a wniesiona przedpłata nie podlega zwrotowi (przepada). Dotyczy to w szczególności wizyt z przedpłatą, dla których prośba o potwierdzenie wysyłana jest 48 godzin przed terminem.

§ 8. Przekładanie i odwoływanie wizyt

A. Wizyty standardowe (bez przedpłaty)

  1. Wizytę można przełożyć na inny termin pod warunkiem dostępności wolnych miejsc oraz o ile przełożenie następuje nie później niż 20 godzin przed umówionym terminem.
  2. Odwołania wizyty można dokonać telefonicznie, SMS-em lub online nie później niż 20 godzin przed umówionym terminem.
  3. Odwołanie po terminie 20 godzin lub niestawienie się na wizytę skutkuje obowiązkiem zapłaty opłaty za nieodwołanie w wysokości 130 zł (§ 10).

B. Wizyty z przedpłatą (gwarantowane)

  1. Przełożenie wizyty (więcej niż 20 godzin przed terminem): Pacjent może przełożyć wizytę na inny dostępny termin telefonicznie lub online. W takim przypadku przedpłata zostaje przepisana na nowy termin i pozostaje ważna.
  2. Mniej niż 20 godzin przed terminem: Pacjent nie może już przełożyć wizyty na inny termin. Może jedynie odwołać wizytę (telefonicznie lub online).
  3. Odwołanie więcej niż 20 godzin przed terminem: przedpłata podlega automatycznemu zwrotowi. Zwrot środków następuje w terminie 1–5 dni roboczych tą samą metodą, którą dokonano płatności (zob. § 9).
  4. Odwołanie później niż 20 godzin przed terminem lub niestawienie się na wizytę: przedpłata nie podlega zwrotowi – ze względu na zarezerwowanie terminu, który nie mógł zostać udostępniony innym oczekującym Pacjentom.

Skrótowo (wizyta z przedpłatą):

  • > 20 h: możesz przełożyć (przedpłata przechodzi) lub odwołać (zwrot 1–5 dni roboczych).
  • < 20 h: możesz tylko odwołać – środki nie podlegają zwrotowi.
  • niestawienie się / brak potwierdzenia obecności: środki nie podlegają zwrotowi.

§ 9. Zwroty przedpłaty

  1. Zwrot przedpłaty (w przypadkach, gdy przysługuje – § 8 B ust. 3) następuje tą samą metodą płatności, którą dokonano przedpłaty:
    • płatność online → zwrot na rachunek/kartę powiązaną z płatnością, realizowany automatycznie w terminie 1–5 dni roboczych,
    • płatność na miejscu w recepcji → zwrot tą samą metodą, którą dokonano płatności.
  2. Terminy zwrotu mogą zależeć od czasu realizacji po stronie operatora płatności i banku Pacjenta i w tym zakresie nie zależą od FizjoHuta. W razie braku zwrotu w przewidzianym terminie prosimy o kontakt mailowy z rejestracją (rejestracja@fizjohuta.pl) w celu wyjaśnienia.

§ 10. Opłata za nieodwołanie i lista należności

  1. Opłata za nieodwołanie wizyty (lub niestawienie się) wynosi 130 zł.
  2. W przypadku wizyt z przedpłatą opłata ta jest pokrywana z wniesionej przedpłaty (§ 8 B ust. 4) – Pacjent nie ponosi dodatkowych kosztów.
  3. W przypadku wizyt standardowych opłatę 130 zł należy uregulować w ciągu 7 dni – poprzez link do płatności, w recepcji lub przelewem na rachunek:
    • mBank: 48 1140 2004 0000 3602 8194 7262 (FizjoHuta sp. z o.o.),
    • tytuł przelewu: imię i nazwisko Pacjenta oraz data odwołanej/niewykorzystanej wizyty.
  4. Lista należności (czarna lista). Brak uregulowania należnej opłaty za nieodwołanie w wyznaczonym terminie skutkuje wpisaniem Pacjenta na listę osób z nieuregulowanymi należnościami. Do czasu uregulowania zaległości FizjoHuta może odmówić przyjęcia kolejnych rezerwacji od takiego Pacjenta lub uzależnić je od wniesienia przedpłaty.

§ 11. Pakiety, vouchery i wizyty partnerskie

  1. Pakiety i vouchery. Pacjent realizujący wizytę w ramach wykupionego pakietu lub vouchera ma obowiązek poinformować o tym przy rezerwacji wizyty. W przypadku odwołania wizyty po terminie lub niestawienia się, opłata za nieodwołanie (130 zł) może zostać rozliczona z wartości realizowanego pakietu lub vouchera.
  2. Wizyty w ramach współpracy z partnerami zewnętrznymi. Wizyty realizowane w ramach współpracy z partnerami zewnętrznymi (np. ubezpieczyciele, programy partnerskie) mogą podlegać odrębnym ustaleniom z danym partnerem i w tym zakresie nie są objęte niniejszym Regulaminem.

§ 12. Pacjenci małoletni

  1. Wizyta małoletniego odbywa się w obecności rodzica lub opiekuna prawnego (przedstawiciela ustawowego) i wymaga jego zgody, zgodnie ze Standardami Ochrony Małoletnich obowiązującymi w FizjoHuta (dostępnymi na www.fizjohuta.pl/standardy-ochrony-maloletnich/).
  2. Przy rezerwacji wizyty małoletniego rodzic/opiekun zobowiązany jest podać numer PESEL dziecka.
  3. Brak wymaganych danych (w tym PESEL), brak obecności lub brak zgody przedstawiciela ustawowego może skutkować odmową przeprowadzenia wizyty. W takim przypadku – przy wizytach objętych przedpłatą lub gdy zastosowanie ma opłata za nieodwołanie – przedpłata/opłata umowna pozostaje należna (zob. § 8, § 10).
  4. Informacje te przekazywane są rodzicom/opiekunom drogą mailową, w szczególności przed pierwszą wizytą dziecka (zwłaszcza w przypadku fizjoterapii dzieci 0–3).

§ 13. Spóźnienia i zdarzenia losowe

  1. Spóźnienie Pacjenta. W przypadku spóźnienia wizyta może zostać skrócona o czas spóźnienia, z zachowaniem pełnej ceny, tak aby nie zaburzać terminów kolejnych Pacjentów. Przy spóźnieniu powyżej 30 minut wizyta może zostać potraktowana jak niestawienie się.
  2. Zdarzenia losowe / siła wyższa. FizjoHuta rozumie, że zdarzają się sytuacje losowe (nagła choroba, wypadek, zdarzenia niezależne od Pacjenta). W uzasadnionych, udokumentowanych przypadkach FizjoHuta może odstąpić od pobrania opłaty za nieodwołanie lub indywidualnie rozpatrzyć zwrot przedpłaty. Decyzję podejmuje FizjoHuta po kontakcie z Pacjentem.

§ 14. Powiadomienia, komunikacja i akceptacja Regulaminu

  1. Rezerwacja online odbywa się za pośrednictwem platformy Zencal; część powiadomień (m.in. potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia) Pacjent otrzymuje jako wiadomości systemowe z Zencala. FizjoHuta kontaktuje się z Pacjentem za pośrednictwem e-mail, SMS oraz telefonicznie, m.in. przez stronę www.fizjohuta.pl oraz adres e-mail rejestracja@fizjohuta.pl.
  2. W zależności od usługi Pacjent może otrzymywać: potwierdzenie rezerwacji, link do płatności (przedpłata), przypomnienie o wizycie, prośbę o potwierdzenie obecności oraz informacje o zwrotach.
  3. Dostęp Pacjenta do zarządzania wizytą. Linki do potwierdzenia, przełożenia i odwołania wizyty Pacjent otrzymuje w wiadomościach e-mail i SMS. W przyszłości Pacjent uzyska dostęp do portalu pacjenta (logowanie adresem e-mail użytym do rezerwacji) z pełnym wglądem w historię swoich wizyt.
  4. Podanie aktualnego numeru telefonu i adresu e-mail oraz odbieranie powiadomień jest niezbędne do prawidłowej obsługi rezerwacji.
  5. Akceptacja Regulaminu. Dokonanie płatności online (w tym wniesienie przedpłaty) jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Regulamin jest udostępniany Pacjentowi w kilku miejscach procesu rezerwacji (m.in. na stronie rezerwacji oraz w wiadomości e-mail z linkiem do płatności) i dostępny pod adresem www.fizjohuta.pl/regulamin-rezerwacji-wizyt/. Przy rezerwacji telefonicznej Pacjent jest informowany o obowiązywaniu Regulaminu i proszony o zapoznanie się z jego treścią.

§ 15. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące rezerwacji, płatności lub zwrotów Pacjent może składać drogą mailową na adres rejestracja@fizjohuta.pl.
  2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Pacjenta, dane kontaktowe, dane dotyczące wizyty (data, godzina, rodzaj usługi) oraz opis sprawy.
  3. FizjoHuta rozpatruje reklamacje w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Pacjenta o sposobie jej rozpatrzenia drogą mailową.

§ 16. Dane osobowe

  1. Administratorem danych osobowych Pacjentów jest FizjoHuta sp. z o.o.
  2. Dane przetwarzane są w celu realizacji rezerwacji, obsługi płatności oraz kontaktu z Pacjentem.
  3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem www.fizjohuta.pl/polityka-prywatnosci/ oraz informacja RODO (www.fizjohuta.pl/rodo/).

§ 17. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.
  2. FizjoHuta zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji nowej wersji na stronie www.fizjohuta.pl. Do rezerwacji dokonanych przed zmianą stosuje się Regulamin obowiązujący w chwili rezerwacji.
  3. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 07.07.2026.

Umów wizytę